Bei Experiment e.V. legen wir besonderen Wert auf die Vertraulichkeit im Umgang mit schutzbedürftigen Informationen. Dabei genießen personenbezogene Daten besonderen gesetzlichen Schutz. Personenbezogene Daten sind nicht nur die Daten, die sich konkret einer bestimmten Person zuordnen lassen (wie z.B. Name, Kontaktdaten, Beruf, Aufgabe in der Organisation etc.), sondern auch die Daten, bei denen die Person erst über zusätzliche Informationen bestimmbar gemacht werden kann.

Wir gehen in unserer Organisation im Zweifel davon aus, dass ein Personenbezug einer Information vorliegt. Für personenbezogene Daten gelten dann die jeweils einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz wie z.B. die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union.

Nach der DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur dann verarbeitet werden, wenn es hierzu eine Rechtsgrundlage gibt oder die betroffene Person eingewilligt hat (Aufgabe der Geschäftsstelle). Die Daten dürfen grundsätzlich nur zu den vorgesehenen Zwecken verwendet werden. Bei der Verarbeitung der Daten ist insbesondere dafür zu sorgen, dass die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten gewährleistet ist.

Für Ehrenamtliche von Experiment e.V. konkret bedeutet diese Verpflichtung zur Vertraulichkeit, dass Daten nur im Rahmen der Zweckbindung verwendet und diese gegenüber Dritten vertraulich behandelt werden (siehe „5 Regeln der Vertraulichkeit“ im Anhang).

Ein Verstoß gegen die Vertraulichkeitspflichten stellt eine unzulässige Verarbeitung von personenbezogenen Daten und in bestimmten Fällen auch eine Straftat oder Ordnungswidrigkeit nach den §§ 42, 43 BDSG (siehe Anhang) dar. Bei einer unzulässigen Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Experiment e.V. sind Geldbußen von bis zu 20 Mio. Euro möglich. Wir sollten daher gemeinsam darauf achten, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten in zulässiger Art und Weise erfolgt.

Diese Verpflichtung zur Vertraulichkeit besteht auch nach Beendigung des ehrenamtlichen Engagements bei Experiment e.V. fort. Etwaige andere Vertraulichkeitsvereinbarungen zwischen Ehrenamtlichen und Experiment e.V. bleiben unberührt. Diese Vertraulichkeitsverpflichtung ersetzt jedoch eine ggf. erfolgte Verpflichtung zum Datengeheimnis nach dem BDSG a.F. mit Wirkung zum 25.05.2018.